Vad är matrisanalys?
Du har ett stort antal personuppgiftsbiträdesavtal och behöver få fram information om exempelvis personuppgiftsansvariga, personuppgiftsbiträden, instruktionsrätt, underbiträden och andra viktiga uppgifter. Normalt behöver du gå igenom varje avtal för sig, notera relevant information och sedan sammanställa allt i ett Excel-dokument. Det tar tid och det är lätt att missa detaljer.
Matrisanalys löser just detta problem. Funktionen omvandlar automatiskt dina dokument till en strukturerad tabell där informationen sammanställs på ett överskådligt sätt. På så sätt kan du snabbt jämföra innehållet i många dokument samtidigt och få en tydlig överblick över det som är viktigt.
Hur matrisanalys fungerar
En matrisanalys är en tabell där varje rad representerar ett uppladdat dokument. Kolumnerna innehåller de kriterier eller uppgifter som du vill få fram från dokumenten. Blendow-Noxtua fyller sedan automatiskt i resultaten för varje kriterium i tabellens celler.
När matrisanalys förenklar ditt arbete
För att visa när matrisanalys kan vara särskilt användbart följer här några konkreta exempel.
Due diligence vid företagsförvärv
Vid företagsförvärv behöver ofta ett stort antal avtal granskas under tidspress. Varje avtal kan innehålla viktig information om exempelvis garantitider, ansvarsbegränsningar och uppsägningsvillkor. Att granska allt manuellt är tidskrävande, medan matrisanalys ger dig en samlad överblick på betydligt kortare tid.
Om du exempelvis analyserar 50 leverantörsavtal kan matrisen snabbt visa vilka avtal som saknar garantiklausuler. Den kan även identifiera avtal där ansvaret är begränsat eller där uppsägningstiderna kräver särskild uppmärksamhet. På så sätt blir det enklare att identifiera de avtal som innebär störst risk.
Systematisera avtalshanteringen
När du hanterar ett stort antal avtal är det lätt att tappa överblicken. Vilka hyresavtal löper ut och när? Vilka avtal innehåller automatiska förlängningsklausuler? Och vilka uppsägningstider gäller?
Med matrisanalys kan du ladda upp alla avtal och få en samlad översikt. Du ser snabbt vilka avtal som löper ut inom de kommande sex månaderna, vilka som innehåller automatiska förlängningar och vilka som kan behöva omförhandlas. På så sätt kan du arbeta mer proaktivt och planera åtgärder i god tid.
Granskningar av regelefterlevnad
Vid granskningar av regelefterlevnad behöver olika dokument bedömas utifrån samma kriterier. Det kan handla om integritetsskyddspolicys, allmänna villkor eller interna instruktioner. Varje dokument behöver granskas med fokus på specifika krav och kontrollpunkter. Matrisanalys hjälper dig att arbeta systematiskt och säkerställer att alla dokument granskas enligt samma kriterier. Det minskar risken att viktig information förbises och gör resultaten enklare att jämföra.
Fördelarna i det dagliga arbetet
Den största fördelen är tidsbesparingen. I stället för att granska varje dokument manuellt får du strukturerad information från ett stort antal dokument på kort tid.
Matrisanalys bidrar också till en mer enhetlig granskning. Vid manuell hantering är det lätt att missa detaljer när dokumentmängden blir stor, medan samma kriterier tillämpas konsekvent på samtliga dokument i analysen.
Begränsningar med matrisanalys
Matrisanalys fungerar bäst när information ska identifieras och jämföras utifrån tydliga kriterier. Funktionen är mindre lämpad för komplexa och kontextberoende bedömningar eller situationer där varje dokument behöver analyseras utifrån helt olika förutsättningar.
Dennis Engelhard