Konfigurera matrisanalys

Förberedelse: Rätt dokument och kriterier

Innan du skapar din första matrisanalys bör du klargöra två saker: Vilka dokument vill du analysera och vilken information behöver du från dessa dokument? Goda förberedelser sparar tid senare och leder till bättre resultat.

Samla först in alla relevanta dokument. Detta kan vara kontrakt av samma typ, olika domstolsbeslut om ett ämne eller efterlevnadsdokument som behöver granskas enligt enhetliga kriterier. 

Steg 1: Starta en ny matrisanalys

Öppna Beck-Noxtua och navigera till avsnittet "Matrix Analysis" i den vänstra navigeringen. Klicka på "New Analysis" för att skapa en ny matris. Du kommer nu in i arbetsytan för din nya analys. 

Steg 2: Ladda upp dokument

Ladda upp alla dokument du vill analysera, upp till en gräns på 50 filer.

Varje uppladdat dokument visas automatiskt som en rad i din matris. Du ser filnamnen och kan redan nu se hur din matris kommer att struktureras.

Steg 3: Definiera den första kolumnen

Nu kommer den viktigaste delen: att definiera dina utvärderingskriterier. Klicka på "Add Column" för att skapa ditt första kriterium.

Välj först lämpligt dataformat för din kolumn. Du kan välja mellan:

• Text är lämpligt för utförliga svar eller citat från dokument.

• Nummer används för mätbara värden som tidsfrister, belopp eller procentsatser.

• Ja/Nej är perfekt för enkla utvärderingar som "klausul finns" eller "villkor uppfyllt".

• Kategorier är användbart för bedömningar som "låg/medium/hög" eller "grön/gul/röd".

• Datum används när du vill extrahera specifika tidpunkter.

• Punktlista hjälper dig att skapa en strukturerad översikt av information.

För vårt exempel med personuppgiftsbiträdesavtal börjar vi med biträdet. Välj "Text" som format och ange en tydlig kolumnrubrik. 

Steg 4: Formulera en lämplig prompt 

Varje kolumn behöver en prompt som förklarar för AI:n vilken information den ska hämta från varje dokument. Gör denna prompt så exakt som möjligt. 

För datapunkt biträde kan din prompt vara: "Vem är personuppgiftsbiträdet enligt avtalet? Extrahera endast partens namn." 

När du har sparat prompten börjar Noxtua analysera alla uppladdade dokument. Du kommer att se resultaten fyllas i kolumn för kolumn. 

Steg 5: Lägg till fler kolumner

Lägg nu till fler kolumner för att fånga alla viktiga aspekter av dina dokument. Särskilt för personuppgiftsbiträdesavtal kan en annan kolumn vara en punktlista för typen av behandling med prompten: "Vad är föremålet för personuppgiftsbehandlingen enligt avtalet, det vill säga för vilket ändamål och vilka uppgifter behandlas?" 

Steg 6: Granska och optimera resultat

Medan Noxtua fyller i din matris bör du göra stickprov på resultaten. Titta på enskilda poster och jämför dem med originaldokumenten. Om resultaten inte uppfyller dina förväntningar kan du behöva justera dina prompts.

Klicka helt enkelt på redigeringsikonen bredvid kolumnrubriken och förfina din prompt. Matrisen uppdateras automatiskt med de nya resultaten. 

Steg 7: Exportera och dela resultat

Nu ger din färdiga matris en strukturerad översikt över alla viktiga aspekter av dina dokument. För att använda resultaten för andra ändamål klickar du på "Export" så får du en fil i .xlsx-format. 

Tips för framgångsrika matrisanalyser

Tips 1: Om du vill analysera mycket stora mängder dokument rekommenderas det att testa dina prompts med ett fåtal dokument först. Detta sparar tid och datorkapacitet. Om resultaten är tillfredsställande kan du ladda upp resten av dokumenten för att utöka AI-analysen.

Tips 2: Använd formatet Kategorier för att skapa snabba översikter. Ett trafikljussystem eller riskkategorier gör inte bara din matris tydligare, utan hjälper också till att identifiera åtgärder omedelbart.

Tips 3: För mer komplexa analyser kan du också kombinera flera prompts i en kolumn eller skapa referenser mellan olika kolumner. Om du till exempel vill göra en riskbedömning baserad på resultaten från flera andra kolumner kan du ange detta i din prompt.