Nastavenie maticovej analýzy

Príprava: Správne dokumenty a kritériá

Pred vytvorením prvej maticovej analýzy si ujasnite dve veci: Ktoré dokumenty chcete analyzovať a aké informácie z týchto dokumentov potrebujete? Dobrá príprava šetrí čas neskôr a vedie k lepším výsledkom.

Najprv zhromaždite všetky relevantné dokumenty. Môžu to byť zmluvy rovnakého typu, rôzne súdne rozhodnutia o určitej téme alebo dokumenty o súlade s predpismi, ktoré je potrebné posúdiť podľa jednotných kritérií. 

Krok 1: Spustite novú maticovú analýzu

Otvorte Noxtua a prejdite do sekcie „Maticová analýza“ v ľavej navigácii. Kliknutím na „Nová analýza“ vytvorte novú maticu. Teraz vstúpite do pracovného priestoru pre vašu novú analýzu. 

Krok 2: Nahrajte dokumenty

Nahrajte všetky dokumenty, ktoré chcete analyzovať, až do limitu 50 súborov.

Každý nahraný dokument sa automaticky zobrazí ako riadok vo vašej matici. Uvidíte názvy súborov a už teraz môžete rozpoznať, ako bude vaša matica štruktúrovaná.

Krok 3: Definujte prvý stĺpec

Teraz prichádza najdôležitejšia časť: definovanie kritérií hodnotenia. Kliknutím na „Pridať stĺpec“ vytvoríte svoje prvé kritérium.

Najprv vyberte príslušný formát údajov pre váš stĺpec. Môžete si vybrať medzi:

• Text je vhodný na podrobné odpovede alebo citácie z dokumentov.

• Číslo sa používa na merateľné hodnoty, ako sú termíny, sumy alebo percentá.

• Áno/Nie je ideálne na jednoduché vyhodnotenia typu „ustanovenie prítomné“ alebo „podmienka splnená“.

• Kategórie sú užitočné pre hodnotenia ako „nízky/stredný/vysoký“ alebo „zelený/žltý/červený“.

• Dátum sa používa, keď chcete extrahovať konkrétne časové body.

• Zoznam s odrážkami vám pomôže vytvoriť štruktúrovaný prehľad informácií.

Pre náš príklad so zmluvami o spracovaní údajov začneme so sprostredkovateľom. Vyberte „Text“ ako formát a zadajte zmysluplný názov stĺpca. 

Krok 4: Formulujte príslušný pokyn (prompt) 

Každý stĺpec potrebuje pokyn, ktorý umelej inteligencii vysvetlí, aké informácie má z každého dokumentu extrahovať. Formulujte tento pokyn čo najpresnejšie. 

Pre údaj o sprostredkovateľovi by váš pokyn mohol byť: „Kto je sprostredkovateľom podľa zmluvy? Extrahuj iba názov zmluvnej strany.“ 

Po uložení pokynu začne Noxtua analyzovať všetky nahrané dokumenty. Uvidíte, ako sa výsledky zapisujú stĺpec po stĺpci. 

Krok 5: Pridajte ďalšie stĺpce

Teraz pridajte ďalšie stĺpce, aby ste zachytili všetky dôležité aspekty vašich dokumentov. Pri zmluvách o spracovaní údajov by ďalším stĺpcom mohol byť zoznam s odrážkami pre typ spracovania s pokynom: „Čo je predmetom spracovania údajov podľa zmluvy, t. j. na aký účel a aké údaje sa spracúvajú?“ 

Krok 6: Skontrolujte a optimalizujte výsledky

Kým Noxtua vypĺňa vašu maticu, mali by ste výsledky náhodne skontrolovať. Pozrite sa na jednotlivé záznamy and porovnajte ich s pôvodnými dokumentmi. Ak výsledky nespĺňajú vaše očakávania, možno budete musieť upraviť pokyny.

Jednoducho kliknite na ikonu úpravy vedľa názvu stĺpca a upresnite svoj pokyn. Matica sa automaticky aktualizuje o nové výsledky. 

Krok 7: Exportujte a zdieľajte výsledky

Teraz vaša vyplnená matica poskytuje štruktúrovaný prehľad o všetkých dôležitých aspektoch vašich dokumentov. Ak chcete výsledky použiť na ďalšie účely, kliknite na „Exportovať“ a dostanete súbor vo formáte .xlsx. 

Tipy pre úspešné maticové analýzy

Tip 1: Ak chcete analyzovať veľmi veľké objemy dokumentov, odporúča sa najprv otestovať vaše pokyny na niekoľkých dokumentoch. To šetrí čas a výpočtovú kapacitu. Ak sú výsledky uspokojivé, môžete nahrať zvyšné dokumenty a rozšíriť tak analýzu pomocou AI.

Tip 2: Použite formát Kategórie na vytvorenie rýchlych prehľadov. Systém semaforu alebo kategórie rizík nielen sprehľadnia vašu maticu, ale pomôžu aj okamžite identifikovať body, ktoré si vyžadujú pozornosť.

Tip 3: Pri komplexnejších analýzach môžete v jednom stĺpci skombinovať aj viacero pokynov alebo vytvoriť prepojenia medzi rôznymi stĺpcami. Napríklad, ak chcete vytvoriť posúdenie rizík na základe výsledkov viacerých iných stĺpcov, môžete to špecifikovať vo svojom pokyne.