Konfigurowanie analizy macierzowej

Przygotowanie: Odpowiednie dokumenty i kryteria

Przed utworzeniem pierwszej analizy macierzowej wyjaśnij dwie kwestie: Które dokumenty chcesz przeanalizować i jakich informacji z nich potrzebujesz? Dobre przygotowanie pozwala zaoszczędzić czas w przyszłości i prowadzi do lepszych wyników.

Najpierw zbierz wszystkie odpowiednie dokumenty. Mogą to być umowy tego samego typu, różne orzeczenia sądowe dotyczące jednego tematu lub dokumenty zgodności, które należy zweryfikować według jednolitych kryteriów. 

Krok 1: Rozpocznij nową analizę macierzową

Otwórz Noxtua i przejdź do sekcji „Analiza macierzowa” w menu po lewej stronie. Kliknij „Nowa analiza”, aby utworzyć nową macierz. Przejdziesz teraz do obszaru roboczego swojej nowej analizy. 

Krok 2: Prześlij dokumenty

Prześlij wszystkie dokumenty, które chcesz przeanalizować, do limitu 50 plików.

Każdy przesłany dokument automatycznie pojawia się jako wiersz w Twojej macierzy. Zobaczysz nazwy plików i od razu zorientujesz się, jak uporządkowana będzie Twoja macierz.

Krok 3: Zdefiniuj pierwszą kolumnę

Teraz następuje najważniejsza część: określenie kryteriów oceny. Kliknij „Dodaj kolumnę”, aby utworzyć swoje pierwsze kryterium.

Najpierw wybierz odpowiedni format danych dla swojej kolumny. Możesz wybrać spośród następujących opcji:

• Tekst jest odpowiedni dla szczegółowych odpowiedzi lub cytatów z dokumentów.

• Liczba służy do określania mierzalnych wartości, takich jak terminy, kwoty lub wartości procentowe.

• Tak/Nie jest idealne do prostych ocen typu „klauzula obecna” lub „warunek spełniony”.

• Kategorie są przydatne do ocen typu „niski/średni/wysoki” lub „zielony/żółty/czerwony”.

• Data jest używana, gdy chcesz wyodrębnić określone momenty w czasie.

• Lista punktowana pomaga stworzyć ustrukturyzowany przegląd informacji.

W naszym przykładzie z umowami powierzenia przetwarzania danych zaczniemy od podmiotu przetwarzającego. Wybierz „Tekst” jako format i wprowadź zrozumiały nagłówek kolumny. 

Krok 4: Sformułuj odpowiednie polecenie (prompt) 

Każda kolumna wymaga polecenia, które wyjaśni sztucznej inteligencji, jakie informacje powinna wyodrębnić z każdego dokumentu. Twórz te polecenia jak najbardziej precyzyjnie. 

W przypadku punktu danych dotyczącego podmiotu przetwarzającego Twoje polecenie może brzmieć: „Kto jest podmiotem przetwarzającym według umowy? Wyodrębnij tylko nazwę strony”. 

Po zapisaniu polecenia Noxtua rozpoczyna analizę wszystkich przesłanych dokumentów. Zobaczysz, jak wyniki są wprowadzane kolumna po kolumnie. 

Krok 5: Dodaj kolejne kolumny

Teraz dodaj więcej kolumn, aby uchwycić wszystkie ważne aspekty swoich dokumentów. W przypadku umów powierzenia przetwarzania danych kolejną kolumną może być lista punktowana dotycząca rodzaju przetwarzania z poleceniem: „Co jest przedmiotem przetwarzania danych według umowy, czyli w jakim celu i jakie dane są przetwarzane?” 

Krok 6: Sprawdź i zoptymalizuj wyniki

Podczas gdy Noxtua uzupełnia macierz, warto wyrywkowo sprawdzać wyniki. Przyjrzyj się poszczególnym wpisom i porównaj je z oryginalnymi dokumentami. Jeśli wyniki nie spełniają Twoich oczekiwań, konieczne może być dostosowanie poleceń.

Po prostu kliknij ikonę edycji obok nagłówka kolumny i doprecyzuj swoje polecenie. Macierz automatycznie zaktualizuje się o nowe wyniki. 

Krok 7: Eksportuj i udostępniaj wyniki

Twoja gotowa macierz zapewnia teraz ustrukturyzowany przegląd wszystkich ważnych aspektów dokumentów. Aby wykorzystać wyniki do dalszych celów, kliknij „Eksportuj”, a otrzymasz plik w formacie .xlsx. 

Wskazówki dotyczące udanych analiz macierzowych

Wskazówka 1: Jeśli chcesz analizować bardzo duże ilości dokumentów, zaleca się najpierw przetestować polecenia na kilku dokumentach. Oszczędza to czas i moc obliczeniową. Jeśli wyniki są zadowalające, możesz przesłać pozostałe dokumenty, aby rozszerzyć analizę AI.

Wskazówka 2: Użyj formatu Kategorie, aby tworzyć szybkie zestawienia. System sygnalizacji świetlnej lub kategorie ryzyka nie tylko czynią macierz bardziej przejrzystą, ale także pomagają natychmiast zidentyfikować obszary wymagające działania.

Wskazówka 3: W przypadku bardziej skomplikowanych analiz możesz również połączyć kilka poleceń w jednej kolumnie lub utworzyć odniesienia między różnymi kolumnami. Na przykład, jeśli chcesz stworzyć ocenę ryzyka na podstawie wyników kilku innych kolumn, możesz to określić w swoim poleceniu.