Konfigurowanie analizy macierzowej

Przygotowanie: Odpowiednie dokumenty i kryteria

Przed utworzeniem pierwszej analizy macierzowej wyjaśnij dwie kwestie: Które dokumenty chcesz przeanalizować i jakich informacji z nich potrzebujesz? Dobre przygotowanie pozwala zaoszczędzić czas w późniejszym etapie i prowadzi do lepszych wyników.

Najpierw zgromadź wszystkie istotne dokumenty. Mogą to być umowy tego samego typu, różne orzeczenia sądowe w danej sprawie lub dokumenty dotyczące zgodności, które należy zweryfikować według jednolitych kryteriów. 

Krok 1: Rozpocznij nową analizę macierzową

Otwórz Beck-Noxtua i przejdź do sekcji „Analiza macierzowa” w menu po lewej stronie. Kliknij „Nowa analiza”, aby utworzyć nową macierz. Przejdziesz teraz do obszaru roboczego swojej nowej analizy. 

Krok 2: Prześlij dokumenty

Prześlij wszystkie dokumenty, które chcesz przeanalizować, maksymalnie do 50 plików.

Każdy przesłany dokument automatycznie pojawia się jako wiersz w Twojej macierzy. Zobaczysz nazwy plików i od razu zauważysz, jak będzie ustrukturyzowana Twoja macierz.

Krok 3: Zdefiniuj pierwszą kolumnę

Teraz nadszedł najważniejszy krok: zdefiniowanie kryteriów oceny. Kliknij „Dodaj kolumnę”, aby utworzyć swoje pierwsze kryterium.

Najpierw wybierz odpowiedni format danych dla swojej kolumny. Możesz wybrać spośród:

• Tekst jest odpowiedni dla szczegółowych odpowiedzi lub cytatów z dokumentów.

• Liczba jest używana dla wartości mierzalnych, takich jak terminy, kwoty lub wartości procentowe.

• Tak/Nie jest idealne do prostych ocen, takich jak „klauzula obecna” lub „warunek spełniony”.

• Kategorie są przydatne do ocen typu „niski/średni/wysoki” lub „zielony/żółty/czerwony”.

• Data jest używana, gdy chcesz wyodrębnić określone punkty w czasie.

• Lista punktowana pomaga stworzyć uporządkowany przegląd informacji.

W naszym przykładzie z umowami powierzenia przetwarzania danych zaczniemy od podmiotu przetwarzającego. Wybierz format „Tekst” i wpisz opisowy tytuł kolumny. 

Krok 4: Sformułuj odpowiedni prompt 

Każda kolumna wymaga promptu, który wyjaśni sztucznej inteligencji, jakie informacje ma wyodrębnić z każdego dokumentu. Sformułuj ten prompt jak najdokładniej. 

W przypadku punktu danych dotyczącego podmiotu przetwarzającego Twój prompt może brzmieć: „Kto jest podmiotem przetwarzającym według umowy? Wyodrębnij tylko nazwę strony.” 

Po zapisaniu promptu Noxtua rozpocznie analizę wszystkich przesłanych dokumentów. Zobaczysz wyniki wprowadzane kolumna po kolumnie. 

Krok 5: Dodaj więcej kolumn

Teraz dodaj kolejne kolumny, aby uchwycić wszystkie ważne aspekty swoich dokumentów. W przypadku umów powierzenia przetwarzania danych inną kolumną może być lista punktowana dotycząca rodzaju przetwarzania z promptem: „Co jest przedmiotem przetwarzania danych według umowy, to znaczy w jakim celu i jakie dane są przetwarzane?” 

Krok 6: Przejrzyj i zoptymalizuj wyniki

Podczas gdy Noxtua uzupełnia Twoją macierz, należy wyrywkowo sprawdzać wyniki. Przyjrzyj się poszczególnym wpisom i porównaj je z oryginalnymi dokumentami. Jeśli wyniki nie spełniają Twoich oczekiwań, konieczne może być dostosowanie promptów.

Po prostu kliknij ikonę edycji obok tytułu kolumny i doprecyzuj swój prompt. Macierz automatycznie zaktualizuje się na podstawie nowych wyników. 

Krok 7: Eksportuj i udostępniaj wyniki

Teraz Twoja gotowa macierz zapewnia uporządkowany przegląd wszystkich ważnych aspektów Twoich dokumentów. Aby móc wykorzystać wyniki do dalszych celów, kliknij „Eksportuj”, a otrzymasz plik w formacie .xlsx. 

Wskazówki dotyczące udanych analiz macierzowych

Wskazówka 1: Jeśli chcesz analizować bardzo duże ilości dokumentów, zaleca się najpierw przetestować prompty na kilku dokumentach. Oszczędza to czas i moc obliczeniową. Jeśli wyniki będą zadowalające, możesz przesłać pozostałe dokumenty, aby rozszerzyć analizę AI.

Wskazówka 2: Użyj formatu Kategorie, aby szybko tworzyć zestawienia. System sygnalizacji świetlnej lub kategorie ryzyka nie tylko sprawiają, że macierz jest bardziej przejrzysta, ale także pomagają natychmiast zidentyfikować obszary wymagające działania.

Wskazówka 3: W przypadku bardziej złożonych analiz można również połączyć kilka promptów w jednej kolumnie lub utworzyć odniesienia między różnymi kolumnami. Na przykład, jeśli chcesz stworzyć ocenę ryzyka na podstawie wyników z kilku innych kolumn, możesz określić to w swoim promptcie.