Configuration de l'analyse matricielle

Préparation : Les bons documents et critères

Avant de créer votre première analyse matricielle, clarifiez deux choses : Quels documents souhaitez-vous analyser et de quelles informations avez-vous besoin dans ces documents ? Une bonne préparation permet de gagner du temps par la suite et d'obtenir de meilleurs résultats.

Tout d'abord, rassemblez tous les documents pertinents. Il peut s'agir de contrats du même type, de diverses décisions de justice sur un sujet ou de documents de conformité qui doivent être examinés selon des critères uniformes. 

Étape 1 : Démarrer une nouvelle analyse matricielle

Ouvrez Noxtua et accédez à la section « Analyse matricielle » dans la navigation de gauche. Cliquez sur « Nouvelle analyse » pour créer une nouvelle matrice. Vous entrez maintenant dans l'espace de travail de votre nouvelle analyse. 

Étape 2 : Téléverser des documents

Téléversez tous les documents que vous souhaitez analyser, dans la limite de 50 fichiers.

Chaque document téléversé apparaît automatiquement sous forme de ligne dans votre matrice. Vous verrez les noms des fichiers et pourrez déjà reconnaître la structure de votre matrice.

Étape 3 : Définir la première colonne

Vient maintenant la partie la plus importante : définir vos critères d'évaluation. Cliquez sur « Ajouter une colonne » pour créer votre premier critère.

Tout d'abord, sélectionnez le format de données approprié pour votre colonne. Vous avez le choix entre :

• Texte convient pour des réponses détaillées ou des citations de documents.

• Nombre est utilisé pour des valeurs mesurables comme des délais, des montants ou des pourcentages.

• Oui/Non est parfait pour des évaluations simples comme « clause présente » ou « condition remplie ».

• Catégories est utile pour des évaluations telles que « faible/moyen/élevé » ou « vert/jaune/rouge ».

• Date est utilisé lorsque vous souhaitez extraire des moments précis dans le temps.

• Liste à puces vous aide à créer un aperçu structuré des informations.

Pour notre exemple de contrats de sous-traitance de données, nous allons commencer par le sous-traitant. Sélectionnez « Texte » comme format et saisissez un titre de colonne explicite. 

Étape 4 : Formuler le prompt approprié 

Chaque colonne nécessite un prompt qui explique à l'IA quelles informations elle doit extraire de chaque document. Formulez ce prompt de la manière la plus précise possible. 

Pour le point de données concernant le sous-traitant, votre prompt pourrait être : « Qui est le sous-traitant selon le contrat ? Extrais uniquement le nom de la partie. » 

Une fois le prompt enregistré, Noxtua commence à analyser tous les documents téléversés. Vous verrez les résultats s'afficher colonne par colonne. 

Étape 5 : Ajouter d'autres colonnes

Ajoutez maintenant d'autres colonnes pour saisir tous les aspects importants de vos documents. Pour les contrats de sous-traitance de données, une autre colonne pourrait être une liste à puces pour le type de traitement avec le prompt : « Quel est l'objet du traitement des données selon le contrat, c'est-à-dire dans quel but et quelles données sont traitées ? » 

Étape 6 : Examiner et optimiser les résultats

Pendant que Noxtua remplit votre matrice, vous devriez effectuer des contrôles aléatoires des résultats. Examinez les entrées individuelles et comparez-les aux documents originaux. Si les résultats ne répondent pas à vos attentes, vous devrez peut-être ajuster les prompts.

Cliquez simplement sur l'icône de modification à côté du titre de la colonne et affinez votre prompt. La matrice se met automatiquement à jour avec les nouveaux résultats. 

Étape 7 : Exporter et partager les résultats

Votre matrice complétée offre désormais un aperçu structuré de tous les aspects importants de vos documents. Pour utiliser les résultats à d'autres fins, cliquez sur « Exporter » et vous recevrez un fichier au format .xlsx. 

Conseils pour des analyses matricielles réussies

Conseil 1 : Si vous souhaitez analyser de très grands volumes de documents, il est recommandé de tester d'abord vos prompts sur quelques documents. Cela permet de gagner du temps et de la puissance de calcul. Si les résultats sont satisfaisants, vous pouvez téléverser les documents restants pour étendre l'analyse de l'IA.

Conseil 2 : Utilisez le format Catégories pour créer des aperçus rapides. Un système de feux de signalisation ou des catégories de risques rendent non seulement votre matrice plus claire, mais aident également à identifier immédiatement les mesures à prendre.

Conseil 3 : Pour des analyses plus complexes, vous pouvez également combiner plusieurs prompts dans une seule colonne ou créer des références entre différentes colonnes. Par exemple, si vous souhaitez créer une évaluation des risques basée sur les résultats de plusieurs autres colonnes, vous pouvez le spécifier dans votre prompt.