Nastavení maticové analýzy

Příprava: Správné dokumenty a kritéria

Před vytvořením své první maticové analýzy si ujasněte dvě věci: Které dokumenty chcete analyzovat a jaké informace z těchto dokumentů potřebujete? Dobrá příprava ušetří čas později a povede k lepším výsledkům.

Nejprve shromážděte všechny příslušné dokumenty. Může se jednat o smlouvy stejného typu, různá soudní rozhodnutí na dané téma nebo dokumenty o shodě (compliance), které je třeba posoudit podle jednotných kritérií. 

Krok 1: Spusťte novou maticovou analýzu

Otevřete Beck-Noxtua a přejděte do sekce „Maticová analýza“ v levém navigačním panelu. Kliknutím na „Nová analýza“ vytvořte novou matici. Nyní vstoupíte do pracovního prostoru pro vaši novou analýzu. 

Krok 2: Nahrajte dokumenty

Nahrajte všechny dokumenty, které chcete analyzovat, maximálně však 50 souborů.

Každý nahraný dokument se automaticky zobrazí jako řádek ve vaší matici. Uvidíte názvy souborů a již nyní si dokážete představit, jak bude vaše matice strukturována.

Krok 3: Definujte první sloupec

Nyní přichází to nejdůležitější: definování hodnoticích kritérií. Kliknutím na „Přidat sloupec“ vytvořte své první kritérium.

Nejprve vyberte vhodný formát dat pro váš sloupec. Můžete si vybrat z následujících možností:

• Text je vhodný pro podrobné odpovědi nebo citace z dokumentů.

• Číslo se používá pro měřitelné hodnoty, jako jsou lhůty, částky nebo procenta.

• Ano/Ne se skvěle hodí pro jednoduchá vyhodnocení, například „doložka přítomna“ nebo „podmínka splněna“.

• Kategorie jsou užitečné pro hodnocení typu „nízké/střední/vysoké“ nebo „zelená/žlutá/červená“.

• Datum se používá, když chcete extrahovat konkrétní časové údaje.

• Seznam s odrážkami vám pomůže vytvořit strukturovaný přehled informací.

Pro náš příklad se smlouvami o zpracování osobních údajů začneme zpracovatelem. Jako formát zvolte „Text“ a zadejte výstižný název sloupce. 

Krok 4: Formulujte vhodný prompt 

Každý sloupec potřebuje prompt (zadání), který umělé inteligenci vysvětlí, jaké informace má z jednotlivých dokumentů vyextrahovat. Formulujte tento prompt co nejpřesněji. 

Pro datový bod zpracovatele by váš prompt mohl znít: „Kdo je podle smlouvy zpracovatelem? Extrahuj pouze název smluvní strany.“ 

Jakmile prompt uložíte, Noxtua začne analyzovat všechny nahrané dokumenty. Uvidíte, jak se výsledky postupně zapisují do jednotlivých sloupců. 

Krok 5: Přidejte další sloupce

Nyní přidejte další sloupce, abyste zachytili všechny důležité aspekty svých dokumentů. U smluv o zpracování osobních údajů by dalším sloupcem mohl být seznam s odrážkami pro typ zpracování s promptem: „Co je předmětem zpracování údajů podle smlouvy, tedy za jakým účelem a jaké údaje se zpracovávají?“ 

Krok 6: Zkontrolujte a optimalizujte výsledky

Zatímco Noxtua plní vaši matici, měli byste provést namátkovou kontrolu výsledků. Podívejte se na jednotlivé záznamy a porovnejte je s originálními dokumenty. Pokud výsledky nesplňují vaše očekávání, možná budete muset upravit prompty.

Jednoduše klikněte na ikonu tužky vedle názvu sloupce a upřesněte svůj prompt. Matice se automaticky aktualizuje novými výsledky. 

Krok 7: Exportujte a sdílejte výsledky

Nyní vaše hotová matice poskytuje strukturovaný přehled o všech důležitých aspektech vašich dokumentů. Chcete-li výsledky použít k dalším účelům, klikněte na „Exportovat“ a obdržíte soubor ve formátu .xlsx. 

Tipy pro úspěšné maticové analýzy

Tip 1: Pokud chcete analyzovat velmi velké objemy dokumentů, doporučujeme nejprve otestovat prompty na několika málo dokumentech. To vám ušetří čas i výpočetní kapacitu. Pokud jsou výsledky uspokojivé, můžete nahrát zbývající dokumenty a rozšířit tak analýzu pomocí AI.

Tip 2: Ke snadnému vytvoření rychlých přehledů použijte formát Kategorie. Systém semaforu nebo kategorie rizik vaši matici nejen zpřehlední, ale také pomůže okamžitě identifikovat body vyžadující akci.

Tip 3: V případě složitějších analýz můžete také v jednom sloupci kombinovat více promptů nebo vytvářet odkazy mezi různými sloupci. Pokud chcete například vytvořit posouzení rizik na základě výsledků z několika jiných sloupců, můžete to uvést ve svém promptu.