Настройване на матричен анализ

Подготовка: Правилните документи и критерии

Преди да създадете първия си матричен анализ, изяснете две неща: кои документи искате да анализирате и каква информация ви е необходима от тези документи? Добрата подготовка спестява време по-късно и води до по-добри резултати.

Първо, съберете всички подходящи документи. Това могат да бъдат договори от един и същи тип, различни съдебни решения по дадена тема или документи за съвместимост, които трябва да бъдат прегледани съгласно единни критерии. 

Стъпка 1: Стартирайте нов матричен анализ

Отворете Beck-Noxtua и отидете на секция "Матричен анализ" (Matrix Analysis) в лявото навигационно меню. Кликнете върху "Нов анализ" (New Analysis), за да създадете нова матрица. Сега ще влезете в работното пространство за вашия нов анализ. 

Стъпка 2: Качване на документи

Качете всички документи, които искате да анализирате, до лимит от 50 файла.

Всеки качен документ автоматично се появява като ред във вашата матрица. Ще видите имената на файловете и вече можете да разпознаете как ще бъде структурирана матрицата ви.

Стъпка 3: Дефиниране на първата колона

Сега идва най-важната част: определяне на вашите критерии за оценка. Кликнете върху "Добавяне на колона" (Add Column), за да създадете първия си критерий.

Първо, изберете подходящия формат на данните за вашата колона. Можете да избирате между:

• Текст – подходящ е за подробни отговори или цитати от документи.

• Число – използва се за измерими стойности като крайни срокове, суми или проценти.

• Да/Не – перфектно е за прости оценки като "наличие на клауза" или "изпълнено условие".

• Категории – полезно е за оценки като "ниско/средно/високо" или "зелено/жълто/червено".

• Дата – използва се, когато искате да извлечете конкретни моменти във времето.

• Списък с водещи символи – помага ви да създадете структуриран преглед на информацията.

За нашия пример с договори за обработка на данни ще започнем с обработващия лични данни. Изберете "Текст" като формат и въведете смислено заглавие на колоната. 

Стъпка 4: Формулирайте подходящата подкана (prompt) 

Всяка колона се нуждае от подкана, която обяснява на изкуствения интелект каква информация трябва да извлече от всеки документ. Направете тази подканата възможно най-точна. 

За данните на обработващия лични данни вашата подкана може да бъде: "Кой е обработващият лични данни според договора? Извлечете само името на страната." 

След като запазите подканата, Noxtua започва да анализира всички качени документи. Ще видите как резултатите се въвеждат колона по колона. 

Стъпка 5: Добавете още колони

Сега добавете още колони, за да уловите всички важни аспекти на вашите документи. За договорите за обработка на данни друга колона може да бъде списък с водещи символи за типа обработка с подкана: "Какъв е предметът на обработката на данни според договора, т.е. с каква цел и какви данни се обработват?" 

Стъпка 6: Преглед и оптимизиране на резултатите

Докато Noxtua попълва вашата матрица, трябва да правите спорадични проверки на резултатите. Разгледайте отделните записи и ги сравнете с оригиналните документи. Ако резултатите не отговарят на очакванията ви, може да се наложи да коригирате подканите.

Просто кликнете върху иконата за редактиране до заглавието на колоната и прецизирайте вашата подкана. Матрицата се актуализира автоматично с новите резултати. 

Стъпка 7: Експортиране и споделяне на резултатите

Сега вашата завършена матрица предоставя структуриран преглед на всички важни аспекти на вашите документи. За да използвате резултатите за допълнителни цели, кликнете върху "Експортиране" (Export) и ще получите файл във формат .xlsx. 

Съвети за успешни матрични анализи

Съвет 1: Ако искате да анализирате много големи обеми от документи, се препоръчва първо да тествате подканите си с няколко документа. Това спестява време и изчислителен капацитет. Ако резултатите са задоволителни, можете да качите останалите документи, за да разширите анализа с изкуствен интелект.

Съвет 2: Използвайте формата за Категории, за да създадете бързи прегледи. Система тип светофар или категории на риска не само правят матрицата ви по-ясна, но и помагат незабавно да идентифицирате елементите, изискващи действие.

Съвет 3: За по-сложни анализи можете също да комбинирате няколко подкани в една колона или да създадете препратки между различни колони. Например, ако искате да създадете оценка на риска въз основа на резултатите от няколко други колони, можете да посочите това във вашата подкана.