Matrix-Analysen verstehen
Erfahren Sie alles rundum die strukturierte Matrix-Analyse von Dokumenten in Beck-Noxtua.
Was sind Matrix-Analysen?
Sie sitzen vor einem Berg von Auftragsdatenverarbeitungsverträgen und wollen verschiedene Kriterien extrahieren und bewerten: Verantwortliche, Auftragsverarbeiter, Weisungsrechte, Subunternehmer etc. Normalerweise würden Sie jeden Vertrag einzeln durchgehen, wichtige Punkte notieren und am Ende versuchen, alles in einer Excel-Tabelle zusammenzufassen. Das kostet Sie Stunden und trotzdem können Sie Details übersehen.
Matrix-Analysen lösen genau dieses Problem. Sie verwandeln Ihre Dokumentensammlungen automatisch in eine strukturierte Tabelle, die Ihnen auf einen Blick die Informationen zeigt, die Sie wissen wollen.
So funktionieren Matrix-Analysen in Beck-Noxtua
Eine Matrix-Analyse ist eine Tabelle, in der jede Zeile eines Ihrer hochgeladenen Dokumente repräsentiert. Die Spalten enthalten die Bewertungskriterien, also die spezifischen Informationen, die Sie aus jedem Dokument extrahieren möchten. In den Zellen trägt die KI automatisch die Ergebnisse zu den Kriterien für jedes Dokument ein.
Wann Matrix-Analysen Ihren Arbeitsalltag erleichtern
Um Ihnen ein besseres Gefühl dafür zu geben, in welchen Fällen Matrix-Analysen besonders gut eingesetzt werden können, hier einige konkrete Anwendungsbeispiele:
Due-Diligence-Prüfungen bewältigen
Bei Unternehmensübernahmen müssen oft hunderte Verträge in kürzester Zeit geprüft werden. Jeder Vertrag enthält wichtige Informationen zu Gewährleistungsfristen, Haftungsausschlüssen oder Kündigungsbedingungen. Manuell würde man Tage brauchen – mit einer Matrix-Analyse haben Sie in wenigen Minuten eine vollständige Übersicht.
Nehmen wir an, Sie analysieren 50 Lieferverträge. Die Matrix zeigt Ihnen sofort, welche Verträge keine Gewährleistungsklauseln haben, wo die Haftung problematisch eingeschränkt ist und welche Kündigungsfristen kritisch sind. Risikoverträge springen Ihnen damit direkt ins Auge.
Vertragsmanagement systematisieren
Wenn Sie als Rechtsabteilung oder Kanzlei hunderte von Verträgen verwalten, verlieren Sie schnell den Überblick. Welche Mietverträge laufen wann aus? Wo gibt es automatische Verlängerungsklauseln? Welche Kündigungsfristen gelten?
Mit einer Matrix-Analyse laden Sie alle Verträge hoch und erhalten eine Übersicht, die Ihnen zeigt: Welche Verträge in den nächsten sechs Monaten auslaufen, wo automatische Verlängerungen drohen und welche Verträge dringend nachverhandelt werden müssen. Sie können proaktiv handeln, statt nur zu reagieren.
Compliance-Prüfungen strukturieren
Bei regelmäßigen Compliance-Prüfungen müssen Sie verschiedene Dokumente nach einheitlichen Kriterien bewerten. Datenschutzerklärungen, AGB oder Arbeitsanweisungen – jedes Dokument muss auf bestimmte Aspekte geprüft werden. Matrix-Analysen helfen Ihnen dabei, nichts zu übersehen und alle Prüfungen nach demselben Standard durchzuführen.
Die Vorteile für Ihren Arbeitsalltag
Der größte Vorteil liegt in der enormen Zeitersparnis. Statt jedes Dokument manuell durchzugehen, erhalten Sie in wenigen Sekunden strukturierte Informationen aus zahlreichen Dokumenten.
Gleichzeitig sorgen Matrix-Analysen für Konsistenz. Während Sie bei manueller Prüfung nach dem zehnten Vertrag möglicherweise ermüden und Details übersehen, arbeitet die KI mit derselben Präzision bei jedem Dokument.
Die Grenzen der Matrix-Analyse
Matrix-Analysen eignen sich hervorragend für strukturierte Informationsextraktion und Bewertungen anhand klarer Kriterien. Sie sind weniger geeignet, wenn Sie sehr individuelle, kontextabhängige Interpretationen benötigen oder wenn jedes Dokument eine völlig andere Herangehensweise erfordert.
Dennis Engelhard