Matrix-Analysen aufsetzen

Vorbereitung: Die richtigen Dokumente und Kriterien

Bevor Sie Ihre erste Matrix-Analyse erstellen, sollten Sie sich über zwei Dinge im Klaren sein: Welche Dokumente möchten Sie analysieren und welche Informationen benötigen Sie aus diesen Dokumenten? Eine gute Vorbereitung spart Ihnen später Zeit und führt zu besseren Ergebnissen. 

Sammeln Sie zunächst alle relevanten Dokumente. Das können Verträge desselben Typs sein, verschiedene Gerichtsentscheidungen zu einem Thema oder Compliance-Dokumente, die nach einheitlichen Kriterien geprüft werden sollen. 

Schritt 1: Neue Matrix-Analyse starten

Öffnen Sie Noxtua und navigieren Sie zum Bereich "Matrix-Analyse" in der linken Navigation. Klicken Sie auf "Neue Analyse", um eine neue Matrix zu erstellen. Sie gelangen nun in den Arbeitsbereich für Ihre neue Analyse.

Schritt 2: Dokumente hochladen 

Laden Sie alle Dokumente hoch, die Sie analysieren möchten. Dabei können Sie bis zu 50 Dateien gleichzeitig hochladen. 

Jedes hochgeladene Dokument wird automatisch als eine Zeile in Ihrer Matrix erscheinen. Sie sehen die Dateinamen und können bereits erkennen, wie Ihre Matrix strukturiert sein wird.

Schritt 3: Erste Spalte definieren 

Jetzt kommt der wichtigste Teil: die Definition Ihrer Bewertungskriterien. Klicken Sie auf "Spalte hinzufügen", um Ihr erstes Kriterium zu erstellen. 

Wählen Sie zunächst das passende Datenformat für Ihre Spalte. Sie haben die Wahl zwischen: 

• Text eignet sich für ausführliche Antworten oder Zitate aus den Dokumenten. 

• Zahl verwenden Sie für messbare Werte wie Fristen, Beträge oder Prozentsätze.  

• Ja/Nein ist perfekt für einfache Bewertungen wie "Klausel vorhanden" oder "Bedingung erfüllt". 

• Kategorien nutzen Sie für Einschätzungen wie "gering/mittel/hoch" oder "grün/gelb/rot". 

• Datum verwenden Sie, wenn Sie konkrete Zeitpunkte extrahieren wollen.

• Stichpunktliste hilft Ihnen für eine strukturierte Übersicht von Informationen. 

Für unser Beispiel mit Auftragsverarbeitungsverträgen beginnen wir mit dem Auftragsverarbeiter. Wählen Sie "Text" als Format und geben Sie einen aussagekräftigen Spaltentitel ein.  

Schritt 4: Den passenden Prompt formulieren

Jede Spalte benötigt einen Prompt, der der KI erklärt, welche Information sie aus jedem Dokument extrahieren soll. Formulieren Sie diesen Prompt so präzise wie möglich.

Für den Auftragsverarbeiter könnte Ihr Prompt lauten: "Wer ist gemäß dem Vertrag der Auftragsverarbeiter? Extrahiere nur den Namen der Partei."

Sobald Sie den Prompt gespeichert haben, beginnt Noxtua mit der Analyse aller hochgeladenen Dokumente. Sie sehen, wie die Ergebnisse Spalte für Spalte eingetragen werden. 

Schritt 5: Weitere Spalten hinzufügen

Fügen Sie nun weitere Spalten hinzu, um alle wichtigen Aspekte Ihrer Dokumente zu erfassen. Für AVVs könnte eine weitere Spalte eine Stichpunktliste für die Art der Verarbeitung mit dem Prompt: "Was ist gemäß dem Vertrag Gegenstand der Verarbeitung von Daten, also zu welchem Zweck werden welche Daten verarbeitet?"

Schritt 6: Ergebnisse überprüfen und optimieren 

Während Noxtua Ihre Matrix befüllt, sollten Sie die Ergebnisse stichprobenartig überprüfen. Schauen Sie sich einzelne Einträge an und vergleichen Sie sie mit den Originaldokumenten. Falls die Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen entsprechen, müssen Sie ggf. die Prompts anpassen.

Klicken Sie dazu einfach auf das Bearbeiten-Symbol neben dem Spaltentitel und verfeinern Sie Ihren Prompt. Die Matrix wird automatisch mit den neuen Ergebnissen aktualisiert. 

Schritt 7: Ergebnisse exportieren und teilen

Ihre fertige Matrix bietet Ihnen eine strukturierte Übersicht über alle wichtigen Aspekte Ihrer Dokumente. Um die Ergebnisse weiterzuverwenden, klicken Sie auf "Exportieren" und Sie erhalten eine Datei im .xlsx-Format für die weitere Bearbeitung. 

Tipps für erfolgreiche Matrix-Analysen

Tipp 1: Sollten Sie sehr große Dokumentenmengen analysieren wollen, empfiehlt es sich Ihre Prompts zunächst mit wenigen Dokumenten zu testen. Das spart Zeit und viel Rechenkapazität. Wenn die Ergebnisse zufriedenstellend sind, können Sie die restlichen Dokumente hochladen und damit die KI-Analyse ausweiten.

Tipp 2: Nutzen Sie das Format von Kategorien, um schnelle Übersichten zu schaffen. Ein Ampelsystem oder Risikokategorien machen Ihre Matrix nicht nur übersichtlicher, sondern helfen auch dabei, Handlungsbedarfe sofort zu identifizieren. 

Tipp 3: Für komplexere Analysen können Sie auch mehrere Prompts in einer Spalte kombinieren oder Verweise zwischen verschiedenen Spalten erstellen. Wenn Sie beispielsweise eine Risikobewertung erstellen möchten, die auf den Ergebnissen mehrerer anderer Spalten basiert, können Sie das in Ihrem Prompt spezifizieren.